Rektorn taggar

Digitalisering 2.0 - nu genomförs det på riktigt!

2017-04-21

En snabb uppdatering för alla intresserade om hur vårt arbete fortskrider. Som det märks nedan följer företag, skolor och andra intressenter vårt arbete, och jag har lite dåligt samvete att jag inte prioriterat att informera mer utåt. Sorry. 

Här frågar ett företag över möjligheten att komma på studiebesök. Och vi har bokat in tre event i slutet av terminen för organisationer, IT-företag och friskolekedjor. Om ni har intresse av att besöka oss, hör gärna av er för att synka med de planerade dagarna.











Men nu till saken.

Jag skrev dessa blogginlägg för något år sedan och fick mycket positiva frågor och funderingar om det hela:
IKT, Makerspace och digitalisering
Digitalisering 2.0

Nu händer allt detta på riktigt!

Systemet:
Ovanstående system som jag beskriver på bloggen bygger vi för fullt. Problemet kring administrativa bördan har vi beskrivit med bl.a. följande:
  • Informationsansvar till vårdnadshavare.
  • Informationsansvar/anmälningsplikt till socialtjänst, polis mm.
  • Dokumentation av kunskapsutveckling.
  • Dokumentation av ärenden (trygghet och studiero, kränkningar mm).
  • Okompatibilitet mellan system – minskar motivation till inköp av relevanta programvaror samt minskar deras nytta.
Vi har haft två möten med referensgruppen på skolan. Där har det framkommit flera typer av ärenden som personalen ansett viktiga, och då har vi lagt till dem i systemet. Vidare har vi nu stöd för mycket angelägna funktionerna ”Skyddade personuppgifter” och ”Särskilda omständigheter” där bl.a. hedersrelaterad problematik inryms. Aldrig någonsin ska vi behöva tveka om vi ska avisera hemmet eller inte. Aldrig någonsin ska vi behöva fundera på om vi vet det senaste om en elev inom organisationen "någon annanstans". Finns det i systemet så vet vi, finns det inte så vet vi inte. Digitalisering när det är som bäst och nyttigast! Självklart kräver det en hel del av oss men idag har vi kraven på oss men ingenstans att förverkliga dem. Så minskar en del av den administrativa bördan!

Nu kommer som sagt första versionen att sjösättas i maj, och fokus ligger på arbetet med anpassning till kraven i nya dataskyddsförordningen. Vi ska redan nu uppfylla de krav som gäller 2018!

Parallellt arbetar vi med rapporterna som vårdnadshavarna helt utan personalens inblandning ska få ut för eleven i fråga utifrån önskad period i realtid. Det handlar om bl.a. engagemangsindikatorer, självskattningar och resterande uppgifter (som nu heter "Uppdrag" och inte uppgifter, läxor eller annat).

Dessutom arbetar vi för att få till schema och frånvarohanteringen med öppna APIer vilket gör att systemet är komplett för koppling till kost, lokaler, buller, lärarkalendrar osv. Jag ser särskilt framemot att träffa stora myndigheterna och fråga dem varför vi ska skicka dem allt på papper eller skriva in allt på nytt i deras system, när vi har dockningsbar API klar men motparten med miljarder i budget inte kan ta emot datat. Provocerande? Bra. Det är så dags.

Tillägg: jag vill rikta särskilt tack till fd. och nuvarande förvaltningschefen som beviljat oss medel för IT-utvecklingen! 

Arbetsmiljö-kartläggning:
Hoppas du har läst detta reportage: Afsen ger mig råg i ryggen

Jag har nu 10 år in på rektorskapet lärt mig en del. En av dessa lärdomar är att hitta synergieffekter; alltså inte arbeta med samma sak från olika håll utan att se kopplingen mellan dem. Lärarnas arbetsmiljö är förmodligen ett av de bästa områdena att basera skolutvecklingen på. Du når trygghet och studiero, likabehandling, elevhälsoarbete, jämställdhet, hållbarhet, kultur mm. genom att jobba rätt. Dessutom är lagstiftningen skarpare där än inom skolområdet (ni fattar säkert vad jag menar...)

De nya föreskrifterna från AMV gav än mer energi i detta tänk. Idé kläcktes tillsammans med företagshälsan att kartlägga psykosociala arbetsmiljön med hjälp av en app var tredje vecka. Mitt krav var att det skulle ta max 8 sekunder att genomföra kartläggningen varje gång. Resultatet lanserar vi nu och det ser ut så här i mobilen, surfplattan eller datorn:



















 





Vi kan få ut statistik och trender även över tid sorterat på t.ex. närmaste chef. Appen testas just nu.


Förvaltningen:
Jag har i fyra år sagt vad vi ska göra, och i tre år faktiskt byggt för det. Jag klandrar inte mina kollegor för att de inte hoppat på tåget tills nu (ingen har motarbetat heller vilket är viktigt att förtydliga). Men nu är jag obeskrivligt glad över det stöd som förvaltningen visar. Efter en genomgång för några kollegor, fd. IT-chefen och nuvarande, fd. förvaltningschefen och nuvarande var det tydligt budskap: det här upplägget är korrekt och det vi behöver. Då sa jag att HT18 är tidigaste jag kan se att andra skolor skulle kunna hoppa på.

Veckan efter träffade jag en av kollegorna som ville ”diskutera detta” eftersom han vill ha in sin skola så fort som möjligt. Det där innebär inget annat än glädje för mig och eldar på att jobba ännu fortare och mer målmedvetet. Vi har nämligen prickat helt rätt, när rektorer och skolpersonal – alltså de som vet bäst hur behovet ser ut hos dem – vill ha systemet. Observera också att det här är personer som i vanliga fall är ganska systemtrötta. Å andra sidan kanske argumentet att vi minskar ett par andra system när vi satsar på detta lockar..? Hur som helst, storgilla och tacksamhet!

Digitalisering av processer

Vad har Ida, Carola och Eva med mitt skrivbord att göra?

 


Bakgrund:

  1. För några år sedan ville kommunen centralisera skrivarna.
  2. Administrativa funktionerna är under stark press och minskas allt eftersom. Vi på Ådalsskolan har minskat administrativa funktionerna till hälften på några år.
  3. Jag började med att slänga ut min skrivare (eftersom en chef ska alltid genomgå sk. förändringar först innan han tvingar personalen till det) och bestämde att jag skulle övergå till papperslöst kontor.
Jaha, vad behöver man för det då? Jo, bl.a. identifiera vilka processer som producerar papper, trimma processerna och sedan i värsta fall producera papperet absolut sist i kedjan.

Steg 1 var att utse en person – som också ska vara rätt person – att arbeta med digitalisering av processer på en omfattning om ca 20%. Samtidigt har Kramfors som kommun varit en aktiv medlem i eSamverkan och där har plattformen Open ePlatform blivit en viktig del av kommunens e-tjänsteutveckling.

De två första processerna som övergick till interna e-tjänster var remisser till elevhälsan och ansökan om fortbildning som Ida arbetat med. Dessa har vi nu kört ett bra tag och de fungerar utmärkt.

Den här veckan lanserade Carola tjänsten för prövningar via kommunens hemsida - vår första "pedagogiska" e-tjänst riktad mot eleverna eller andra medborgare som vill genomföra prövning i en kurs. 

Och nu kommer Eva att lansera tjänst för inackorderingsbidrag och APL-utlägg!

Förutom att pappersbehovet minskar så är ju andra fördelar väldigt tydliga. T.ex. ansökan om fortbildning har krävt en hel del manuella insatser. Det är ju oftast inte akut karaktär på ansökningarna men inget slår ju den här digitala processen:
  1. Medarbetaren fyller i ett formulär på nätet och anger alla kostnader mm.
  2. Jag får ett mejl. Jag beviljar eller avslår – del för del i ansökan.
  3. Medarbetaren får mejl samtidigt som administratören som ska handlägga det. Allt sker automatiskt utan att det ska vara beroende av mitt minne, eller att jag skriver rätt mejladress eller liknande mänskliga-faktorn-svagheter.
  4. Allt finns dokumenterat och kan sparas.
Ingen behöver vara på plats för att lämna papper i något fack och vi är helt platsoberoende. Inte minst all personal jag har utspridd på andra ställen gynnas av dessa möjligheter. Processen är nu helt överlägsen pappersversionen och förbättrar för alla inblandade.

Så varför har jag inga papper på mitt skrivbord? För vi har personal som driver på digitaliseringen!

Kultur
Varför foto på personalen som gör sådant här? För att alla ska se ansiktena. Det ska inte vara bilden av att det är robotar eller andra konstiga föreställningar av vilka som kan digitalisera svenska skolan. Alla ska se att det är normalt folk.
Det är människor som fått förutsättningar att göra saker de gjort länge fast på nytt sätt, och med en fungerande kultur skickar de inte 200 mejl till mig om varför det inte går. De löser problemet! De driver utvecklingen utan chefskap hängande över sig. De har dock ledaren i ryggen så fort de behöver.
Och vad händer då tror ni? Jo, en gymnasieskola som tuffar på som aldrig förr och vräker ut nytänkande till fördel för medborgarna!

Jag kommer att skriva mer om MakerSpace - som nu heter Origo - senare. Vi har ju invigning i juni så det är lite att göra där först.

PS! Riktigt roligt att läsa om Stockholm som spänner musklerna i frågorna. Helt rätt satsning och jag hoppas att de verkligen knockar utmaningarna vi har inom området: http://computersweden.idg.se/2.2683/1.680220/stockholm-storsatsar-digitalt

Rektorn Taggar